Conduire et animer une réunion

• Préparer efficacement une réunion
• Piloter une réunion pour atteindre un objectif et garantir des résultats concrets
• Exploiter la richesse d’un groupe
• Gérer les comportements difficiles et les situations délicates en réunion
• Optimiser l’après-réunion avec un compte-rendu efficace et des outils de rétroplanning

JOUR 1 : Préparer sa réunion, gage de réussite

• Utilité d’une réunion – les dérives de la réunionite
• Les différents types de réunion : flash, micro, stand up, méthode Scrum
• L’ordre du jour, les points à évoquer, les participants à évoquer
• Répartition des rôles : qui fait quoi ?
• Check-list
• Gérer les négociateurs de présence
• Définir un objectif concret à atteindre à la fin de la réunion : méthode Smart
• Choisir sa posture d’animateur

JOUR 1 : Animer une réunion percutante et efficiente

• Soigner l'introduction pour affirmer son leadership d’animateur
• Les techniques d’animation productives : exploiter la richesse du groupe
• Choisir pour chaque étape les techniques d'animation appropriées
• Mobiliser les participants en amont, utiliser des outils numériques simples, collaboratifs
• Mises en situation : analyse de l’existant, expérimentation de différentes techniques d’animation, mise en application avec préparation et simulation de réunions

JOUR 2 : Piloter la réunion pour atteindre l’objectif

• Structurer la réunion
• Tout se joue en 5 min : méthode SOPADEP
• La gestion du temps en réunion : le rôle du Time Keeper
• Conduire le groupe vers l'objectif, les rôles accélérateurs
• Obtenir l'engagement des participants à la fin de la réunion
• S'organiser pour prendre des notes et produire un compte rendu synthétique, rapide et clair
• Mises en situation : exercices de communication, préparation et simulation de réunions

JOUR 2 : Gérer les situations difficiles en réunion

• La gestion des bavards
• La régulation des processus : les 6 chapeaux de Bono
• Traiter avec souplesse les objections et les freins des participants
• Renforcer son aisance face aux comportements difficiles
• Repérer les bonnes pratiques à renforcer pour réussir ses réunions à distance (conférences téléphoniques et visioconférences).
• Mises en situation : training (traiter les objections), mises en application (préparation et simulation de réunions difficiles), mises en œuvre en situation de travail et analyse

JOUR 2 : L’après-réunion

• Rédiger un CR actif ; le CR Vidéo
• Insuffler une dynamique d’action
• L'enjeu : faire avancer les projets de manière concrète et gagner en efficacité
• Mettre en place un rétroplanning réaliste
• Susciter l’engagement dans la réalisation des actions, après la réunion
• Déléguer, motiver, réguler : la confiance n’exclut pas le contrôle, mais attention au surcontrôle !

JOUR 3 : Créer un support visuel impactant

• Le fond
• Se poser les bonnes questions : le processus de création
• Savoir extraire un message simple
• Créer une émotion grâce à une accroche qui engage
• Pour susciter de l’intérêt : racontez-leur une histoire ! Méthodes story telling, Pecha Kucha,…
• Des titres marquants, 1 slide = 1 idée, 1 image vaut 1 000 mots
• Lutter contre la déperdition de l’information : impliquer pour être écouté et compris
• La méthode AIR pour structurer son argumentation : Affirmation, Illustration, Réaffirmation
• Equilibrer le contenu : aller à l’essentiel, prévoir des issues de secours.
• La forme : le choix des couleurs, la simplicité, des visuels de qualité, une police séduisante
• Respecter une charte graphique cohérente
• Dire, montrer : illustrer ses propos avec des images captivantes et mémorisables
• Théâtraliser sa présentation : animation, transition
• Les outils : nouveautés Powerpoint 2019 (zoom, QR Code), Prezi et Canva, Kahoot et Klaxoon
• Autres outils de création existants : Explee (draw my life), Genially, Flat icon, WordArt.com, Crello

Les personnes en situation de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation.